Smart working: che cos’è e come funziona

Che cos’è lo smart working? 

Il termine smart working deriva dall’unione di due parole, smart che sta per agile o intelligente e working che possiamo facilmente tradurre con il concetto di lavoro. Il lavoro agile o appunto smart working è un nuovo approccio al lavoro che permette ai lavoratori di raggiungere gli obiettivi aziendali con maggiore efficienza ed efficacia grazie alla combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione.

Possiamo definire lo smart working anche come: “An approach to organising work that aims to drive greater efficiency and effectiveness in achieving job outcomes through a combination of flexibility, autonomy and collaboration, while optimising tools and working environments for employees.”

Lo smart working potrebbe quindi aiutare i manager a ripensare l’organizzazione del lavoro migliorando le prestazioni. Il fatto che questo concetto non abbia confini distinti può effettivamente rendere più potente e efficace la strada verso il raggiungimento degli obiettivi di un’organizzazione. Pertanto, lo smart working può  essere visto come paradigma e un nuovo modo di guardare il mondo.

Disegno di legge

Il disegno di legge che tratta a proposito delle “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” ci aiuta a fare chiarezza. Questo infatti definisce il lavoro agile come una «modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro». 

In particolare il Titolo II Lavoro agile Art. 13 promuove il lavoro agile quale modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementarne la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Inoltre dichiara che il lavoro agile consiste in una prestazione di lavoro subordinato che si svolge con le seguenti modalità:

a) esecuzione della prestazione lavorativa in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, ed entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;
b) possibilità di utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa;
c) assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti all’esterno dei locali aziendali.

Importante è anche l’articolo 15  dello stesso disegno di legge che definisce quello che deve essere il trattamento del lavoratore. Il lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto di ricevere un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

Smart working: nuovo paradigma organizzativo

Il concetto di ‘paradigma’ viene usato per riferirsi al fatto che lo smart working è un vero e proprio grande cambiamento nel modo in cui la gente pensa, vive e lavora. Questo nuovo paradigma organizzativo è guidato da una combinazione di cambiamenti all’interno dell’ambiente lavorativi. Questo cambiamento è dovuto anche all’ascesa di nuove tecnologie come l’Internet of Things , i big data, le stampanti 3D e realtà aumentata che stanno ridisegnando l’idea di lavoro. Con questa rivoluzione industriale si va riconfigurando l’idea di lavoro secondo nuovi paradigmi che implicano per il lavoratore nuove mansioni, ruoli e competenze, ma anche innovazioni organizzative, tra cui nuove articolazioni dell’orario di lavoro. I dipendenti possono scegliere il modo migliore per fare un certo lavoro anche al di fuori del posto di lavoro, concentrandosi sul miglioramento della loro gestione del tempo e l’efficacia del loro lavoro.

Con lo smart working si tende a dare importanza al “fattore umano”. Più le persone sono felici più lavoreranno meglio. Per realizzare reali vantaggi, è importante inoltre che l’organizzazione sia al passo con i tempi e promuova una cultura aziendale flessibile, aperta ai cambiamenti e proiettata verso il futuro in grado di uscire da una visione organizzativa molto rigida. 

Smart Working is the newly coined term that embraces the entirety of new ways of working opportunities in an integrated manner – be that spatial and temporal autonomy, the required cultural and trust transitions, technological advances, wider intellectual connections and stimuli, social, ethical and environmental sensitivities – all harmonized to suit the individual working style” (Blackwell, 2008).

Come organizzare le giornate nell’era dello smart working

1. Scegliere saggiamente il vostro tempo

Quando si lavora autonomamente si diventa multitasking, ma cercare di fare troppo tutto insieme può essere controproducente. Pertanto è importante scegliere come trascorrere il tempo con saggezza e pianificare tutto punto per punto.

Ad esempio una tattica è controllare la mail solo un paio di volte al giorno. In questo modo è possibile pianificare in modo efficiente anche altre attività. Questo vi permetterà di essere più produttivi. La regola importante è pensare a voi stessi come strumento di generazione di reddito per il vostro business e pianificare di conseguenza il vostro tempo.

2. Non dobbiamo avere un incontro

Ormai siamo diventati tossicodipendenti di riunioni; è il momento di darci un taglio. Il tempo che perdiamo per organizzare e andare in una riunione potrebbe essere un momento importante da sfruttare per incontrare nuovi partner o nuovi cliente.

3. D è per delegato

Non pretendete di fare tutto da soli. Come imprenditore avete la possibilità di delegare ad altre persone alcuni compiti. Non si può far crescere in modo efficace il vostro business se siete pieni di cose diverse da fare ogni giorno. Delegare significa rinunciare a un certo controllo, è vero ma è importante avere un team di persone che lavorano insieme per costruire un business. Quando hai persone di talento all’interno della tua squadra, è semplice avere successo. Usa quello che hai e permetti ad altri di aiutarti.

4. Essere organizzati

Oggi esistono tantissimi strumenti gratuiti e applicazioni disponibili che ti permettono di organizzare in modo efficace il tuo tempo e che  permettono di scambiarsi appunti, condividere file, fare chiamate, raccogliere elenchi di potenziali clienti interessati e molto altro.